Spesenerfassung (Anleitung Yokoy)

Bitte beachten Sie, dass diese Angaben das Erfassung von Spesen betrifft, die über das Dekanat der TRF oder über die Administration des Theologischen Seminars abgerechnet werden. Der Ablauf hinsichtlich Spesenabrechnungen am Religionswissenschaftlichen Seminar weicht davon ab.

Hinterlegen Sie vor dem Erfassen von Spesen einmalig Patrizia Stadler von Ah, Sonia Caflisch und Rosa Pittorino als Assistenz in Yokoy. Die Anleitung dazu finden Sie am Ende dieser Seite.

1. Öffnen Sie Yokoy auf dem Computer (Website) oder ihrem Smartphone (via iPhone-App oder Android-App) und loggen Sie sich ein.
2. Laden Sie den Beleg für Ihre Spesen hoch.
3. Geben Sie unter «Begründung/Beschreibung» (dem Titel der Spese) vor der eigentlichen Begründung zuerst an, ob die Spese über das Dekanat (z.B. Reisekosten, Doktoratsprogramm, Globalkredit) oder das ThS (z.B. SNF-Projekt, Einrichtungskredit) abgerechnet werden soll: «Dekanat – [Beschreibung Spese]» oder «ThS – [Beschreibung Spese]» (ersetzen Sie den Platzhalter «[Beschreibung Spese]» durch eine passende Beschreibung).
   In der folgenden Liste finden Sie eine Übersicht darüber, welche Kostenobjekte über das Dekanat und welche über das Theologische Seminar abgerechnet werden:

   Dekanat	ThS
   Reisekosten Mittelbau	Projektespesen (SNF, ERC, andere)
   Doktoratsprogramm	Spesen an Institute und Zentren
   GK (Globalkredit)	EK (Einrichtungskredit)
   Dekan:innen-Kredit

4. Füllen Sie alle anderen geforderten Felder aus und überprüfen Sie, ob die automatisch aus dem Beleg übernommenen Angaben korrekt sind. 
   • Wenn Spesen weitere Personen betreffen (z.B. Teilnehmende an Abendessen) laden Sie bitte ein PDF mit den Namen von allen Teilnehmenden hoch (über «Anhang hochladen» unterhalb des Spesenbelegs).
5. Klicken Sie auf «Speichern» (NICHT auf «Einreichen»)
6. Sie können Yokoy jetzt schliessen/verlassen. Die erfasste Spese wird durch eine der hinterlegten Assistenzen geprüft und eingereicht.

1. Öffnen Sie Yokoy auf dem Computer (Website) oder ihrem Smartphone (via iPhone-App oder Android-App) und loggen Sie sich ein.
2. Navigieren Sie zu den Einstellungen bzw. zu «Mein Profil»: Am PC klicken Sie dazu auf den Kreis mit Ihren Initialen unten links, auf dem Smartphone öffnen Sie das Menü über das ‹Hamburger-Menü› [≡] links oben).
3. Suchen Sie unter «Assistent & Delegierter» die entsprechenden Personen und fügen Sie sie hinzu. Konkret tragen Sie bitte die folgenden Personen als Assistenz ein:
   • Sonia Caflisch
   • Rosa Pittorino
   • Patrizia Stadler von Ah
   • Mitarbeitende, die einem Institut angehören, hinterlegen bitte zudem die entsprechenden Verwaltungsassistent:innen.
4. Speichern Sie die Änderungen.
5. Die Assisten:innen sind jetzt hinterlegt. Sie können Ihre Spesen wie in der Anleitung (s.o.) beschrieben erfassen und speichern.